档案员收集归档范围

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的产生、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统

2、坚持平常整理。按照本单位不同种类文件材料的产生特点客户档案管理表格，拟定卷宗类目，合理分类储存，以便借助和归档。

3、归档卷宗做到页号编撰确切，卷宗目录清楚，卷宗标题简明简略。

4、保管好本公司归档的卷宗客户档案管理表格，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中产生的具有保存价值的，或则与本公司关系密切的各种文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等都属搜集归档范围。

1、股东会、董事会大会记录、会议纪要、决议。

2、各种工作大会、专业大会的例会记录、会议纪要。

3、公司发出的各种工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各种文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖章、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权力证明、凭证，各类证明收据，各项许可。

13、本公司编辑、出版的期刊。

14、本公司急聘、试用转正、晋升、加薪等各种人事资料。

15、有关单位与本公司签署的协议、合约、协议。

16、销售协议及销售顾客资料。

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员搜集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作产生的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年六月进行一次全面、彻底的整治整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是手稿原件，通常不用复基体。应注意：检测应盖私章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有注明日期的要标上日期。

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后产生排列好。

9、财务账簿、报表由承办会计负责保管。

四、档案的借书与打印

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵循保密制度，严格遵循保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格依照档案借书制度代办手续，责令使用，按期退还，退还档案要认真复查核实，发觉问题及时追缉。

4、股东会、董事会大会文件仅供股东和监事会大会组成人员查阅。其别人员须查阅的，须经总总监同意。

5、各部门职工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须办公室科长同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴别确需销毁的档案，必须列举档案销毁名册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各种档案必须经部门总监、总总监、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有四人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁名册上写明某曰已销毁并签名签章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上标明“已销毁