学习参考|企业人事档案管理制度（模板）

1.目的

职工人事档案是公司、人力资源部在人员急聘、调动、任免、培训、考核、奖惩等工作中产生的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解职工和正确选拔使用职工的重要根据。为规范人事档案管理工作，增强档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化，同时为了更有效的对职工人事档案进行妥善的保护和借助，维护人事档案材料的完整，使人事档案的完善、整理与管理工作有所根据，特制订本管理制度。

2.适用范围

适宜公司全体职工。

3.档案管理的机构和职责

3.1机构：职工人事档案管理工作由人力资源部专设档案室进行统一管理，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受上级组织、其他部门的监督、检查与指导；另外人力资源部要不断完善完善查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核实、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序。

3.2档案管理员职责：

3.2.1要严格执行保密原则，不向无关人员窃取职工人事档案内容。

3.2.2贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关细则，管理好本单位职工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，出席业务培训。

3.2.3负责公司人事档案信息的维护与管理，档案材料的搜集、鉴别、整理、传递、保管和提供查（借）阅等工作。确保职工人事档案的安全保管，避免各种车祸的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防低温、防盗等六防工作。

3.4代办其他相关事宜。

4.人事档案分类

4.1基础人事档案

（1）个人简历、员工应聘登记表；身分证、学历学位证书、各类资格证书打印件等个人入职基本信息。

（2）劳动协议、保密协议、补充合同等。

（3）职工花表册、图像资料、电子作品等电子版档案。

（4）职工辞职申请表，辞职工作交接清单。

4.2培训档案

（1）新职工入职培训试题、培训心得、培训签到表。

（2）出席培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训疗效评估表。

（3）培训服务合同。

4.3职位档案

职务聘任书、职务变动申请、职位职务变更记录。

4.4薪资考评档案

（1）试用期考评表、员工试用期总结、转正申请表。

（2）月度考评记录表、考核成绩、考核面谈记录。

（3）调薪申请单、调薪/降薪记录。

4.5其他档案

（1）公司颁布的相关新政，文件。

（2）各种奖励、处罚记录。

5.人事档案的内容

5.1档案管理的基本要求

人力资源管理部门必须依照职工花清册中的档案编号进行编号，各个部门人员按档案编号次序排放并做显著标记，便捷查找。

5.1.2档案编原则：档案编号是在整理和管理档案的过程中，以字符方式赋于档案的一组代码，职工档案编号与职工工号保持一致。档案编号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有惟一性、方便查找的特点，每位职工有且只有一个档案号，辞职职工的档案标号将作为历史记录，不再重复使用；新进职工延续上一个编号以这种推，编号原则参照《河南蓬勃实业有限公司职工工号编码原则》。

5.1.3档案归档要求

（1）集团各分子公司管理层及后勤人员每人一个档案袋，档案袋上标明姓并按部门档案编号从小到大次序储存。

（2）一线职工档案资料统一根据：劳动协议→员工应聘登记表→学历证书打印件→身份证打印件→户口本打印件→各种资格证书打印件次序排好装订。

5.2人事档案的搜集、整理与更新

（1）在职职工档案：日常搜集职工转正审批表、调动审批单、职务任免、各种奖励与惩罚、培训合同等材料；定期进行全面更新维护。

（2）新进职工人事档案，必须于代办入职一周之内，将新职工的人事档案录入电子版花清册；并编号、整理归档。

（3）辞职职工档案，每周周一整理一次，将辞职职工档案另行储存于指定位置，妥善保管。

（4）职工电子档案中的花清册，根据《河南蓬勃实业有限公司职工花清册填写标准》填写，每晚核实更新，将新入职的职工信息及时录入，将调动、离职及时联通。

6.人事档案管理流程

（1）身分证（双面都印在同一页上，A4纸）、户口本（房主所在页及本人所在页印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质护照的打印件。

（2）劳动协议2份（必须保证本人签名处所签名字为劳动者亲自所签）。

（3）特殊岗位须保密的，入职前必须签署《保密合同》，并按手印确认。

6.2转正档案

（1）转正申请书，由本人撰写，主要内容以工作以来的感受和收获、工作中的不足和优势及转正后的计划等为主。

（2）《员工转正审批表》此表由职工本人填写，经部门负责人、人力资源部签订转正日期，并签字批准。

6.3调动档案管理流程

6.3.1职工异动流程：由职工本人填写《员工异动审批单》，人力资源部相关负责人查证职工入职时间、薪资水平、社保收取情况；之后由调出部门负责人、调入部门负责人、人力资源部签字批准后方可调职。

6.3.2转出的档案管理流程

（1）必须填写人事档案催办通知单，并密封包装。

（2）对转出的档案材料，应齐全公司员工花名册，不得扣押或分批转出。

（3）接收单位收到档案经核实无误后，应在存根单上签名签章，并将存根单立刻退回。逾期一个月转出单位未收到存根应及时催问，以防档案遗失。

6.4辞职档案管理流程

6.4.1即将职工辞职提早一个月告知人力资源部，并起码提早一周到人力资源部发放《员工辞职申请表》，由本人填写完整后公司员工花名册，返还公司物品，经部门负责人及人力资源部批准后，人力资源部出具《解除劳动协议书》后与该职工解除劳动关系。

6.4.2在职工代办完辞职手续的隔日，档案管理员应将相关辞职职工档案由即将职工文件夹中转移进辞职职工档案文件夹中；另外，电子版花清册上将辞职职工移入辞职职工表中。

6.5人事相关的赏罚档案管理流程

须要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当赏罚已落实公布以后，档案管理人员应及时跟进相关的赏罚材料，将赏罚纸质材料整理入档。

6.6基本档案资料变动流程

当职工的基本资料有变动时如学历、住址、联系电话、个人技术职称、婚姻状况等，应及时将相关资料打印交人事部归档，原件当场查验。

7.人事档案的借书、转移与保存

7.1档案借书

7.1.1凡借用人事档案，必须填写《人事档案借书登记表》，由人力资源部门的人资专员查证理由，经人力资源负责人签批后，方可借书，在查阅档案时必须有人力资源部人员在场；人事档案除特殊情况外通常不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先递交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续，并在规定时间内归还完整档案。

7.1.2查阅、借用档案的部门或个人，不得私自摘录、拍摄、复制档案内容。如因工作须要从档案中取证的，应事先征得主管人事部门同意，经批准后方可摘录、复制拍摄。借书档案的人员，对档案应妥善保管，不得丢失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换。

7.1.3如有未按规定借书档案的人员，按以下规定执行

（1）档案管理员及时提醒还档日期，未在规定时间内未归档案者，延后三天罚10元，另外，恶意延后10天以上未归还者，视情节严重程度罚金200—500元，从当月薪水中交纳；。

（2）未先征得主管人事部门同意批准，摘录、复制、拍摄档案内容，发觉一次，罚金50元，从当月薪资交纳，并没收或销毁摘录、复制、拍摄档案内容；

（3）在借书档案时，出现丢失、污损、抽换、折卷和转换等情况，视档案被毁程度罚金10-200元，从当月薪资交纳，并及时追回或修复缺位档案。

7.2人事档案保密规定及保存年限

7.2.1公司人资专员负责各种人事档案的保管工作，保管人员不得对各种存档档案进行删掉、涂改、变更或销毁，但是严格保密，不得扩散。

7.2.2公司的内部各种人事档案原则上永久保存，对于已离职、辞退人员的辞职职工档案归档于辞职人员档案处。辞职档案保存三年后方可销毁（高管人员保留至该职工脱岗七年止）档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁。

（以上管理制度仅供参考）